Manualer
Skriv ut sida

Synkronisera med andra kalendrar

Vänligen notera att funktionerna beskrivna på denna sida endast är tillgängliga för abonnenter. Du kan testa dem under en veckas tid genom att klicka på "Starta gratis provperiod" på sidan "Synkronisera".

SuperSaaS erbjuder olika sätt att koppla dina bokningskalendrar till andra uppkopplade eller nätbaserade kalenderprogram. Du kan antingen låta tillgängligheten i schemat bero på tillgängligheten i en Google-kalender eller så kan du publicera bokningar från dina scheman till kalenderprogram som Outlook på din dator eller mobil.

Låt tillgängligheten i SuperSaaS bero på en Google-kalender
Visa SuperSaaS-bokningar i en extern kalender

Låt din tillgänglighet i SuperSaaS bero på din personliga kalender

SuperSaaS har förmåga att ansluta direkt till Google Kalender och använda dess ledig/upptagen-information för att avgöra din tillgänglighet i SuperSaaS. Om du vill använda din ledig/upptagen-information från ett program som Outlook, behöver du ställa in en synkronisering från Outlook till Google Kalender först.

Google Kalender

När du länkar en Google Kalender till ett SuperSaaS-schema, kommer bokningar i din Google-kalender visas som upptagna perioder i ditt SuperSaaS-schema. På det här viset kan kunder bara boka när både din personliga kalender och dina allmänna öppettider tillåter det. Bara informationen om när du är ledig/upptagen kommer att synkroniseras, så dina kunder kommer inte se några detaljer om dina personliga aktiviteter. Om du hellre vill publicera ditt SuperSaaS-schema till Google Kalender kan du följa denna lathund.

Att använda den här typen av Google-synkronisering kan också vara användbart om du vill ställa in komplexa öppettider. Du kan skapa ett komplext mönster av upprepade bokningar i Google Kalender som lämnar dina önskade öppettider tillgängliga.

Följande steg behövs för att ställa in synkronisering:

  1. I din Google-kalender, klicka på namnet på kalendern som du vill synkronisera och klicka på drop-down-menyn som visas.
  2. Välj Dela denna kalender
    Klicka på dela
  3. Välj Gör denna kalender publik och Visa endast ledig/upptagen.
  4. Klicka på Kalenderdetaljer och kopiera kalenderns ID som visas under Kalenderadress enligt nedan. Om du endast har en Google Kalender, är ID:t troligen detsamma som din e-postadress. Google Kalender-ID
  5. I din SuperSaaS-panel, navigera till Administrera > Synkronisera. Här kan du nu fylla i kalender-ID:t. Systemet kommer att verifiera uppkopplingen när du klickat påSpara ändringar och ett meddelande på skärmen kommer att visa huruvida uppkopplingen lyckats.

Så snart du ställt in detta, kommer SuperSaaS regelbundet kontrollera din Google-kalender för uppdateringar. Frekvensen för vilken information om tillgänglighet uppdateras från Google Kalender beror på hur ofta ditt schema besöks. När någon använder ditt schema, avgör systemet huruvida dess kopia av din information är äldre än 15 minuter och om den är det kommer informationen att uppdateras. Denna uppdateringsprocess kan ta några sekunder och det kan också krävas en uppdatering av webbläsaren för att den uppdaterade informationen ska visas. Detta bör inte vara ett problem för användare, eftersom de alltid använder mer än en sida innan de kan slutföra en bokning. Uppdateringar hämtas upp till 5 månader framåt, så det kan vara bra att se till att användare inte kan boka längre än så i förväg.

Om du vill lägga in en aktivitet i din Google-kalender som du inte vill ska visas som upptagen tid i SuperSaaS, kan du klicka på Redigera händelsedetaljer i Google Kalender och välja alternativet Visa som: Ledig/Tillgänglig. Om du själv fortfarande vill kunna lägga in aktiviteter under tider som angivits som upptagna i din Google-kalender, markera alternativet Tillåt superanvändare och administratören att kringgå alla tidsbegränsningar och öppettider på fliken 'Öppettider'.

Felsökning

Säkerställ att inställningarna för tidszon ställts in korrekt, både i Google Kalender och i SuperSaaS. Tidszoner behöver inte vara samma i båda kalendrar, men tider kommer att översättas om tidszonerna är olika, så försäkra dig om att en sådan översättning är avsiktlig.

Använd tillgänglighet från Outlook i SuperSaaS

För att låta din tillgänglighet i SuperSaaS bero på din Outlook-kalender, behöver du ett tredjeparts synkroniseringsprogram för att etablera synkning mellan Outlook och Google Kalender först. Google Kalender är gratis att använda och lätt att ställa in. Så du behöver inte aktivt använda Google Kalender för att hantera ditt schema - du kan helt enkelt använda det som en brygga mellan Outlook och SuperSaaS.

Det finns ett flertal synkroniseringsprogram tillgängliga:

  • gSyncit (gratis för att synka en kalender)
  • Sync2
  • Sync Mac (för Mac-användare, gratis kalendersynkronisering)

Du behöver bara synka Outlook-kalendern med Google, du behöver inte synka kontakter och uppgifter. Via de avancerade inställningarna kan du ställa in frekvens för synkroniseringen, vilket du kan ställa in till var 5:e minut eller ännu oftare.

Efter att du ställt in synkningen mellan Outlook och din Google-kalender, ställ in synkroniseringen mellan SuperSaaS och Google enligt beskrivningen ovan. Så snart synkroniseringsprogrammet genomfört den initiala synkroniseringen, kommer upptagna tider från Outlook att blockeras i ditt SuperSaaS-schema.

Publicera ett SuperSaaS-schema i andra kalenderprogram

Du kan publicera ditt schema till vilket kalenderprogram som helst som kan prenumerera på iCal-information av industristandard, som t.ex. Microsoft Outlook, Apple's iCal eller Google Kalender. iCal-länken är ett sätt; när du ändrar något i ditt SuperSaaS-schema, kommer det att reflekteras i t.ex. din Outlook-kalender när den synkats. Men bokningarna kan inte redigeras i Outlook, de visas helt enkelt bara där. Du kan också använda en webcal-länk för att visa dina bokningar i kalendern i din mobiltelefon. Mobilversionen av SuperSaaS (m.supersaas.se) är dock generellt ett bättre alternativ eftersom du där även kan redigera dina bokningar.

Följande steg behövs för att ställa in synkronisering:

  1. För att ställa in en prenumeration, leta först upp "webcal"-länken till ditt SuperSaaS-schema. Du kan hitta den via Administrera > Synkronisera
  2. Om du använder Google Kalender, behöver du gå till visningen av huvudkalendern och klicka på drop-down-pilen bredvid Andra kalendrar.
  3. Du kan nu välja Lägg till via URL och lägga till webcal-länken.
Välj lägg till via URL Infoga adress
Observera att frekvensen för hur ofta Google uppdaterar informationen å sin sida, inte är inom vår kontroll och kan ta flera timmar. Uppdateringar till Microsoft Outlook bör ta ca 15 minuter när standardinställningarna används.

I en kalender som du prenumererar på, hålls datan separerad från andra händelser i din kalender; i en Google Kalender finns den under avdelningen andra kalendrar. Den är alltså inte sammanfogad med din kalender, utan du kan enkelt radera den igen utan att påverka dina andra bokade aktiviteter.

Om du vill sammanfoga dina bokningar från SuperSaaS-kalender med de i ditt kalenderprogram, kan du ladda ned dem via Administrera > Ladda ned och ladda upp dom till ditt kalenderprogram. I detta fall kommer dock bokningarna inte längre uppdateras automatiskt. Ett mellanting är att låta SuperSaaS automatiskt sända dig bekräftelsemeddelanden med en liten iCal-bilaga varje gång en bokning görs. Då kan du enkelt lägga in bokningarna i din kalender med bara ett klick. Du kan lägga till en iCal-bilaga genom att inkludera det ,magiska ordet $ical i dina e-postbekräftelser. Du kan redigera dessa via Konfigurera > Layout

Frekvensen för vilken informationen uppdateras beror på kalenderprogrammet som används, inte på SuperSaaS. iCal-protokollet är ganska ineffektivt eftersom det kräver en överföring av all kalenderdata vid varje uppdatering. Detta gör att de flesta kalenderprogram väljer att inte uppdatera så ofta. Dessutom tillåter iCal-protokollet endast att ett begränsat antal fält med data skickas. Detta innebär att ingen av de egenhändigt anpassade fälten du eventuellt definierat i SuperSaaS kommer att överföras.

Om du är programmerare, kan du komma runt dessa begränsningar genom att använda SuperSaaS API. Detta är mer effektivt och tillhandahåller alla relevanta datafält, men kräver den teknisk förmågan att bygga ett gränssnitt.

iCal-gränssnittet tillhandahåller inte auktoriseringsåtgärder. Så om du är bekymrad över att andra kanske kan hitta din webcal-länk och använda den utan din vetskap, kan du blockera den. Via Konfigurera > fliken Åtkomst, nära slutet av sidan, kan du markera alternativet Spärra åtkomst genom andra kalenderprogram. När du valt detta alternativ och sparat dina ändringar kommer synkroniseringen via iCal att avaktiveras.