I den här guiden skapar vi ett bokningsschema online för ett pensionat. Med små ändringar kan det också användas för ett semesterhus eller ett B&B.
Gör en reservation
Vi kallar den här kalendertypen för ett Resursschema: när du bokar ett rum på ett pensionat tar du en resurs i anspråk. Om pensionatet har flera rum som hyrs ut separat, eller om du vill samla flera pensionat i ett schema, anger du flera resurser.
I exemplet skapar vi ett bokningssystem för ett litet pensionat med några rum där gästerna också behöver boka tillbehör, som uppsättningar handdukar.
Guiden visar följande anpassningar:
- använda bokningssystemet som ett enkelt verktyg för bokning av boende
- skicka anpassade e-postbekräftelser och påminnelser
- anpassa priser efter säsong och tid kvar till bokningen
Du kan se slutresultatet i demonstrationen för semesterboende. Du kan anpassa sidan så att den ser ut som en del av din webbplats, men du kan också bädda in ett SuperSaaS-schema som en så kallad ”widget”. En widget kan visas som en liten ram på webbplatsen eller som en liten knapp, som den nedan. Med en widget kan användare se lediga tider och göra en bokning. För att ändra eller avboka senare behöver de däremot använda länken till det fullständiga schemat, till exempel från bekräftelsemeddelandet.
Skapa schemat i 6 enkla steg
Det enklaste sättet att skapa ett bokningsschema är att växla mellan att bygga och testa: Efter de första inställningarna provar du schemat, gör ändringar och upprepar tills det fungerar som du vill.
Steg Skapa ett grundläggande schema med guiden Nytt schema
Steg Prova schemat och kontrollera att det fungerar som avsett
Vanliga användare ser samma schema, men med färre alternativ. Du hittar också Använd på kontrollpanelen.
Första gången du öppnar bokningssystemet visas ett tomt schema. SuperSaaS är mycket flexibelt och kan anpassas till detaljerade krav via flikarna under Konfigurera.
Skapa en bokning
Klicka någonstans i schemat för att öppna dialogrutan Ny bokning. Om rutan ligger i vägen kan du dra den till en bättre plats på skärmen.
I stället för att bläddra till rätt datum i huvudkalendern kan du klicka på När för att ändra det. Som standard frågar systemet bara efter namn och telefonnummer, men du kan lägga till fler fält eller egna formulär för att samla in fler bokningsuppgifter. Fönstret Ny bokning visar en rullgardinsmeny där du väljer Rum 1 eller Rum 2.
Klicka på Skapa bokning, så uppdateras schemat och visar att tiden är upptagen. Om du vill ändra bokningen klickar du på den för att öppna fönstret igen. Kom ihåg att klicka på Uppdatera för att spara ändringarna.
Steg Anpassa inställningarna
Ställ in resurserna
Fliken Resurser innehåller inställningarna för de resurser, i det här fallet ”rum”, som ska bokas. I det första avsnittet kan du lägga till eller ta bort resurser. Du kan till exempel lägga till ytterligare ett rum. Observera att alla bokningar för en resurs också raderas om du tar bort resursen.
Anpassa benämningarna
Under Benämning på en bokning kan du välja en term i listan eller ange en egen benämning. För ett pensionat passar ”reservation” bättre. Benämningen används i alla dialogrutor, hjälptexter och e-postbekräftelser.
Även benämningen på en ”användare” kan anpassas. Den inställningen finns på sidan Layoutinställningar och gäller hela kontot.
Ange gränser per användare
Du kan begränsa antalet bokningar per gäst under ”Gräns per användare”. När gränsen är nådd kan gästerna bara ändra eller ta bort befintliga bokningar. Du kan välja om tidigare bokningar ska räknas med i det totala antalet eller om bara kommande bokningar ska räknas. Du kan också ange en separat gräns för antalet bokningar under samma dag eller vecka.
Bestäm bokningarnas längd
I ett schema som bokas per heldag vill gästerna kunna välja hur många dagar de ska boka.
Följande tre alternativ bestämmer bokningarnas längd:
- Kunden bestämmer längden genom att välja start- och sluttid. Du kan ange en kortaste och längsta längd för att begränsa valmöjligheterna.
- Alla bokningar har samma fasta längd. Ange längden som ett standardvärde.
- Kunden väljer längden från en rullgardinsmeny. När du väljer detta visas ett fält där du kan ange alternativen. Instruktionerna och hjälptexten förklarar hur du anger dem.
Bestäm priset
SuperSaaS erbjuder många betalningsalternativ för bokningssystemet. Du kan visa priser, ta emot betalningar online via PayPal eller Stripe eller erbjuda ett kreditsystem.
Utöver dessa alternativ kan du erbjuda olika rabatter och kampanjer. Under Process ställer du in om betalning över huvud taget krävs. Betalningsmetoden ställer du in på sidan Betalningar. Mer information finns under Lägg till betalning i schemat.
Under Pris anger du vad gästerna ska betala i bokningssystemet. Du kan välja ett fast pris eller basera priset på bokningens längd, veckodag eller flera andra faktorer.
Om du tar betalt per dag väljer du Beror på datum, längd eller resurs. Klicka på Ställ in priser för att ange dagspriser och säsongspriser. Om du till exempel vill höja priset med 50 dollar i juni skapar du en prisregel som säger: ”Utför åtgärd: Höj priset med 50 dollar” om datumet är ”mellan 1/6 och 30/6”.
Begränsa tiderna
Under Tidsbegränsningar kan du ange krav på längd, bufferttid och starttider. Du kanske vill att gästerna bokar hela dagar i stället för timmar och minuter, som är standard. När du väljer Avrunda tider till närmaste… dag visas inga timmar eller minuter i gränssnittet. Det passar vanligtvis för ett pensionat där gästerna hyr per dag i stället för per timme.
Du kan också ange 1 dag som minsta bokningslängd. Som standard räknar systemet hela dagar som 24 timmar från midnatt. En endagsbokning får då samma start- och slutdatum.
Om du anger en annan bufferttid än 0 ser systemet till att det finns en spärrad period mellan bokningarna. Den tiden kan till exempel användas för städning. Bufferttiden läggs inte mellan öppningstiden och dagens första bokning eller mellan dagens sista bokning och stängningstiden.
I fältet Begränsa starttider anger du vilka starttider kunderna får välja. Om du anger både fasta starttider och avrundning avrundas bara sluttiden. I det här exemplet anger du ”12:00” och ”14:00” som tidsgränser.
Steg Bygg vidare på grundschemat
Steg Testa schemat ur besökarens perspektiv
Varje bokningsschema har en egen webbadress som du hittar via Konfigurera under Översikt. Tänk på att schemat ser lite annorlunda ut för dig än för dina användare.
Användarna ser inte knapparna Administrera och Konfigurera och kan vanligtvis inte se eller ändra andra användares bokningar. För att se schemat ur användarens perspektiv loggar du ut som administratör via menyn längst upp till höger och går sedan tillbaka till schemat. Du kan göra detta enklare genom att använda en annan webbläsare eller en privat flik. Avsnittet ”Testa schemat du har skapat” beskriver detta i detalj.
