Hantera betalningar

Om du aktiverat funktionaliteten att ta emot betalningar manuellt, online och/eller ta betalt via krediter kan du använda dessa tips för att hantera betalningar, undantag eller göra returer via din bokningskalender.

Betalningsöversikt och betalningshantering

Ikonerna P och + används för att visa betalningens status; P indikerar att betalning inväntas, medan + betyder att betalningen genomförts och bokningen godkänts. För kreditsystemet indikerar +© att bokningen (delvis) betalats med krediter. Vidare visar … att betalningen är under behandling, medan L signalerar att användaren valt att betala senare. Det finns några till symboler kopplade till misslyckade betalningar, dessa hittar du via sidan alla statuskoder.

Om du valt att använda dig av manuella betalningar via banköverföring, check eller kreditkort, kommer bokningarna att visas som att de inväntar godkännande: P i din bokningskalender. Så snart du mottagit betalningen eller verifierat kortuppgifter, måste du manuellt godkänna bokningen (se Hantera bokningar och användare/kunder).

Om du aktiverat funktionen webbutik i din bokningskalender, kommer en översikt av butiksrelaterade betalningar finnas tillgängliga i ditt PayPal-konto.

Att skriva över betalningsstatusen

Det kan finnas tillfällen då du manuellt behöver kringgå godkännandeprocessen. Till exempel kanske du vill markera en bokning som betald för att du vill ge bort den gratis, eller redan har tagit betalt på annat sätt. När du tittar på bokningsuppgifterna som administratör, kommer du att se antingen alternativet Godkänn eller Avvisa, vilket kan användas för att skriva över aktuell status.

Återskapa utgångna bokningar

När en användare gör en bokning men inte slutför hela betalningsprocessen, kommer bokningen förfalla efter ca 15 minuter och flyttas till papperskorgen för att undvika att spärra platsen för andra bokningar. I papperskorgen är förfallna bokningar markerade med ikonen T. För att återskapa en bokning efter den förfallit, ta dig till sidan Administrera > Översikt > Visa papperskorg , klicka på ikonen till höger om bokningen i fråga och klicka sedan på Återskapa bokning.

Om en användare tar mer än 15 minuter på sig att betala och betalningen kommer in efter den automatiska time-out:en, kommer den relaterade bokningen automatiskt att återskapas från papperskorgen. I detta fall finns den mycket liten risk att en annan kund hunnit ta just samma tid i anspråk. Om detta faktiskt händer, kommer administratören få ett e-postmeddelande för att lösa dubbelbokningen manuellt.

Returer och återbetalningar

När du använder dig av onlinebetalning och vill återbetala en bokning, behöver du göra det via PayPal. Efter att du genomfört återbetalningen via PayPal, kommer den associerade bokningen automatiskt att markeras som återbetalad i din bokningskalender och flyttas till papperskorgen. Notera att om du eller dina användare avbokar via ditt bokningssystem hos SuperSaaS, kommer bokningen inte automatiskt att återbetalas genom PayPal.

Om du aktiverat kreditsystemet och tillåter användare att göra avbokningar, kommer deras krediter automatiskt att återbetalas så snart de avbokat.

Åtkomst till kortuppgifter

Hur når du informationen när dina kunder anger sina kortuppgifter på utcheckningssidan? Av säkerhetsskäl är det inte möjligt att skicka uppgifter om betalkort och kreditkort via e-post, så du behöver logga in i din bokningskalender för att få åtkomst till informationen. För att underlätta denna process, kan du ange att du vill ta emot en e-postnotifiering för varje transaktion via Konfigurera > Process. Detta e-postmeddelande innehåller då en direktlänk till en säker server, där du kommer behöva logga in på ditt konto med användarnamn och lösenord.

Ikonen för betalningsstatus för bokningar som har associerad kreditkortsinformation innehåller en länk till informationen: P. Det är endast administratören och superanvändare som har åtkomst till den här informationen, förutsatt att de är inloggade. För att se det fullständiga kortnumret behöver du klicka på Visa-länken för att växla till en krypterad anslutning som säkert kan skicka kortuppgifterna.

Hantera krediter

Du kan uppdatera en enskild användares kreditnivå via sidan Användarhantering. Om du behöver göra massändringar av all användardata, kan du exportera databasen till en fil i CSV-format (komma-separerad) via Exportera. Du kan då göra ändringarna, spara filen och sen ladda upp den igen via Importera. Notera att funktionen Importeraendast godtar CSV-filer.

Under Åtkomst kan du välja att dina användares kreditnivåer automatiskt ska återställas till ett önskat värde första dagen av varje månad.